一个人痛苦的根源:工作方式错了。
本文来自微信公众号“笔记侠”(ID:Notesman)
笔记君说:
“deadline快到了,项目才推进一半。”
“计划一天的工作,结果被临时加派急活。”
“同样的工作时间,为什么自己总是效率低?”
你是否会有这样的烦恼:明明工作也很忙,但效率就是比别人低;计划的事情,永远不能准时完成和交付。
实际上,无法集中注意力、做事拖拉、效率低等问题,都是你用错了工作方法。
十一长假刚刚结束,重新回到工作岗位的我们,如何应对接下来的工作安排?怎么高效管理好自己的时间和精力?提高自己的工作交付能力?我们将在本文为您提供一些干货方法。
假如你的老板正在飞机上,还有1小时落地,下来之后需要给客户做一个重要汇报,而你需要给他做一份PPT。
但因为你错估了时间,导致PPT草草做完,而且发现其中一些数据没有,你怎么办?
低效人士的做法是:疯狂地找数据,最后可能数据有了,然而PPT没有来得及做完,或者质量不高。
一般人的做法是:找人帮自己一起找数据。
而最高效的那些人,会根据老板此次汇报的目的,判断这些数据在其中的作用大小:
如果作用不大,那么就把时间花在完善重要页数、而不是找数据上,如果很关键,那么就找其他人帮忙,或者找一些替代数据。
这三类人之间的差距,其实就是任务导向与目标导向的差距。
高潜力的人才是有共性的,具备这些共性的人,几乎做什么都能做好,而不具备的,几乎做任何工作都会障碍重重。
这其中,有一项共性就是Result-driven(结果驱动)。
那些高产出的人,未必动作更快,而是更善于判断,什么事情对结果是最有效的,然后,用尽一切办法保证结果达成,而不是死守着原有的工作任务。
实际上,结果驱动不仅仅是一种工作习惯,更是一种思维方式。
比如,很多人喜欢问“如何快速了解一个行业?”
很多人可能就会不假思索的说“跟行业人聊天、看行业白皮书等等”。
但更好的回答方式是,是反问对方:“想要快速了解一个行业的目的是什么?是想要转行,还是想让领导看到自己的成长?”
甚至,还可以继续追问,也就是用“5why”分析法不断拆解目标。
当然,这并不是说一定要追问5个为什么,而是让我们时刻记住一个核心理念:现象的背后都有它的机制,需求背后有更大的需求。
很多人在工作时,除了要面对职场人际关系带来的心累,还要应付领导随时安排的任务。
于是,在职场上,我们往往能看到,有些人整天风风火火、急得上蹿下跳、各种任务来回切换,但产出并不高。
而另一类人,他们做事专注、条理清晰、看起来很淡定,但最后,多困难的事儿都默默搞定了。
两者的差别就在于,第一类人总是应激式工作。
他们每天起来的第一件事,不是规划当天的工作,而是来一件事干一件事。他们并不是特别主动的去做,而是等,等别人催他,谁催就先干谁的事。
到了下班时间,发现还有很多事情没做完,而没做完的,可能又是最重要的,明天又会被催。
最后,陷入一个低效忙碌的死循环。
那什么才是高效的呢?统筹式工作。
真正的统筹式工作,有几个特征:
① 有计划地工作
为了避免自己一天忙得昏天黑地,在早上刚到办公室,头脑清醒的时候,先梳理一下今天的主要工作内容有哪些,然后根据重要性(重要vs.不重要 )、紧迫性(紧急vs.不紧急)划分出4个象限,将待办事项依次放入4个象限,就可以清晰判断出,当天有哪些紧急而重要的事情,然后给出最大限度的时间来安排。
为什么要这么做?
因为我们大部分的工作并不创造价值,只有很少的工作会创造极大的价值。
举个例子:
作为伯克希尔哈撒韦的CEO,巴菲特从它的日程表上划掉了几乎所有CEO必须完成的任务:
他从不与分析师交谈(据巴菲特估计,一个典型的CEO有20%的时间会花在与华尔街分析师的交谈上)。
他很少接受媒体采访。
他不参加行业活动。
他几乎整个职业生涯都住在内布拉斯加州的奥马哈,一个纽约市外的地方。
他几乎不像典型的CEO那样参加任何内部会议。
重要的是,这些决定不是偶然发生的。做出这些决定,巴菲特需要不断地抵抗巨大的社会压力。
我们通过巴菲特的私人飞行员迈克尔·弗林特(Michael Flint),了解了巴菲特是如何应对分心和他应该承担的义务的。
巴菲特曾经给弗林特介绍过确定优先次序的三步走策略:
首先,巴菲特让弗林特在一张纸上写下他的前25个目标。
接下来,他让他选出前5个。到目前为止,没什么特别的。
最后,他让弗林特把那20个他没有选中的目标放在“不惜一切代价也要避免”的清单上。
在第三步,你会看到巴菲特在排定优先级上面的天才之处。在这一点上,大多数人只会专注于前5个目标,然后间歇性在其余的目标上投入精力。
但巴菲特没有。他建议弗林特:“不管怎样,这些事情都不应该引起你的注意,除非你已经成功地完成了前5个目标。”
巴菲特的策略有几个基本事实:20%的优先级任务会占据我们结果的80%。巴菲特最优先考虑的5个目标就是25个目标的20%。
对我们的时间真正构成威胁的,并不简简单单是哪些我们知道是错误的事情的干扰。相反,真正的威胁是那些“披着羊皮的狼”——这些活动让我们感觉自己在努力工作,但最终并不能改变现状。
记住,大部分人在80%的时间里都是做无用功,根本原因就是没搞清楚真正要解决的问题。
② 学会勇敢说“不”
但有时,领导或其他人临时交办的紧急事务,会占据你的时间精力,让你无法聚焦工作重点。这时,我们该怎么办呢?
你需要学会勇敢说“不”,但不能直接这样说,需要根据不同的场景来应对:
第一种情况,领导给我们安排的工作,是他自己突发奇想或者一拍脑袋想出来的,我想大家多少都会体会过。这就存在一个问题:这个临时起意的工作,领导可能没有提前进行全盘考量,没有进行全面思考。
这导致他在提出来的时候并没能预估出下属为了完成这个任务,要拆分成多少繁琐的步骤,要耗费多少口舌沟通,要克服掉多少困难麻烦。
这时,我们要从全局的角度来思考这个工作,敏锐的探查到如果要落实领导的意图,可能会出现的问题和难点。
最后,让领导意识到这件“哦,原来这项工作这么麻烦啊…”通常这种情况下,领导会暂缓这项工作,或者先让你了解一下情况。即便要做,他也可能会重新调整决策,给这个任务匹配更多人手和资源。
第二种情况,领导已经想清楚了,但就是需要一个人来执行,这时,我们就可以直接告诉领导,目前自己手上有几件重要且紧急的事情,如果现在需要接下这个临时事务,就会耽误其他事情,让领导帮你替换任务优先级或帮你做手上的事。
但如果任务比较简单,也不是十万火急,你就可以快速用关键词记在笔记本上,不需要任何思考,然后马上回到刚才的任务,做完再看笔记本。
③ 学会使用计划表
首先,我们要先做出月计划,让你无法集中注意力的任务的意义和价值是什么,在此基础上,确定每天应该集中精力完成的任务。
第一步,目标
从不能集中注意力去做的任务中,选出对自己来说最重要的任务并将其写下来。
第二步,重要度检查
写出要完成上述任务最重要的理由。
以“完成企划书”为例,有的人可能会写“为公司做贡献”这种大的理由,也有人会写“为了赚钱”或“在公司里获得好评”这种小的理由。什么理由都可以,请直面自己的内心。
第三步,具象想象
将第一步中的目标转换成更加具体的、更容易被记住的内容。
例:
“完成企划书”转换成“把企划书交给上司以后可以松一口气并去看电影”
“每天跑步”转换成“每天跑步增强体魄,总是头脑清醒地完成工作”
这个步骤是为了解决“野兽难以理解抽象事物”的问题。如果目标一直是抽象的,野兽就无法理解目标,人们也就没有干劲。
关于“具象想象”的效果,有一项比较有名的研究。这项研究以加利福尼亚的医院员工为研究对象,研究团队将医院员工分成两组,分别给这两组员工设置抽象目标和具象目标。
抽象目标,让所有患者都能得到最好的治疗。
具象目标,能让所有患者都自豪地对朋友说“那家医院是最好的”。
一段时间后,研究团队调查了各家医院的情况,结果和预想的一样,拥有具象目的医院员工的注意力比以前集中了,患者的满意度也明显提高了。
在进行具象想象的时候,有两点需要注意。
a.不要用专业术语
不要说“建设更加可持续发展的社会”,而要用“建设混合动力汽车变多的社会”这样的表达。
b.不要用数字
不要说“一年瘦10千克”,而要用“能穿上20多岁时买的牛仔裤”这样的表达,后者的效果更好。
第四步,反向规划
在这一步中,需要设定在完成最终目标前需要完成的子目标和完成子目标的日期。要注意的是,不是以通常的从现在到未来的方式设定目标,而是从最终目标开始倒推,设定短期目标。
例:
具象目标,把企划书交给上司以后可以松一口气。
反向规划,在交企划书的前一天把企划书再看一遍→在交企划书的三天前完成企划书→在交企划书的三天前完成企划书→在交企划书的五天前提出解决方案→在交企划书的七天前完成调查
对于应该设定多少个子目标没有明确的标准,一般来说,设定3~5个子目标为宜。当达成最终目标需要1年甚至更久的时候,请每隔2~3个月设定1个子目标。
对于只对眼前的回报感兴趣的野兽来说,“遥远的未来”是模糊的概念。很多人只有快到截止日期时才能集中注意力,因为他们对“遥远的未来”这种抽象的东西不感兴趣。
如果用从现在到未来的方式设定子目标,野兽就会感觉离最终目标越来越远,从而失去干劲。以终为始,从未来开始倒推设定子目标的话,野兽就会有一种回报近在眼前的错觉,会更有动力。
第五步,每日任务设定
请从“反向规划”设定的子目标中选出离最终目标的截止日期最远的子目标,思考要完成这个子目标,每天需要完成什么任务。
例:
子目标,在截止日期七天前完成调查和分析
每日任务,对专业人士进行访谈,从网上收集必要的资料,阅读收集的资料等
以上就是月计划表的填写方法。这张表并不是填一次就可以了,我们需要根据项目的情况定期修改。其中修改最多的是“每日任务设定”。
当你不能集中注意力的时候,把任务再分解成2~3个子任务。把大任务分解成一个个小任务,任务的难度就会降低,人们也更容易有即将获得回报的感觉。
第六步,对比目标与障碍
写出在完成每日任务时可能会发生的问题。例如,如果每日任务是“在跑步机上跑1千米”,至少写出一个会妨碍你完成此任务的因素,如“工作太累,不想跑了”“想去看电视”等。想不出障碍因素的时候,请思考下面这些问题:
● 有没有什么想法会妨碍你完成任务?
● 有没有什么行为会妨碍你完成任务?
● 有没有什么习惯会妨碍你完成任务?
● 有没有什么惯性思维会妨碍你完成任务?
● 有没有什么情绪会妨碍你完成任务?
这一步用的是“心理对比”的技术。心理对比技术是指在达成目标的过程中,不但要想象目标实现后的美好感觉,还要思考实现过程中可能遇到的障碍和困难。
第七步,提问
对于在第一步中选择的每日任务,分别设定相应的“提问”。请把每日任务的内容转换成以下格式。
[自己的名字]在[时间]在[地点]执行[每日任务]了吗?
例:每日任务,修改企划书
提问,山田太郎上午9点在公司坐在自己的座位上修改企划书了吗?
自己的名字可以写全名,也可以用昵称,只要知道这些问题是在问自己就可以。
把任务变成“提问”形式,是基于一种叫作问题-行为效应的心理现象,它表示疑问句比陈述句更有影响力。
“提问”之所以能提高专注力,是因为疑问句对野兽的号召力更强。例如,看到“明天要跑步”这样的任务时,野兽虽然能理解句子的意思,但它不能完全明白这件事是“自己的事情”。
而“明天去跑步吗”这样的疑问句中有能调动我们行动积极性的要素。被提问的野兽会反射性地开始寻找答案,在你没有意识到的时候,野兽就已经把“明天去跑步”当作自己的事情了。
在“提问”中设定“时间”和“地点”是使用了设定执行意图这一技巧。设定执行意图是指写出什么时间、在哪里、打算怎样执行特定的任务,其效果已被数百项研究证实。
如果不给每日任务规定“时间”和“地点”,野兽就无法理解自己什么时候该行动,就会尽可能地拖延。
“懒癌”是第一生产力。仔细盘点一下,我们哪样创新不是因为懒呢?
不想走路,有了汽车;不想爬楼,有了电梯;不想打扫,有了扫地机器人……
工作中的大部分事情,并不是一次性的,而是持续的,那么就可以在第一次做的时候,搭好框架。
比如,每周要做的数据分析,这个事情是重复性的,所以高效的做法是:建一张excel表格,把固定需要分析的参数都做好公式,每周只需要把导出来的源数据贴进去,刷新之后参数就出来,然后只需要看参数来得出结论。
再比如,通过AI工具,帮我们来拓展思路、生成图片、生成音频、生成视频等等。
当然,这里所说的“偷懒”,不仅是善用工具,还包括善用他人。
比如,你从来没做过数据分析,那么就先去找找前人怎么做的;
再比如,去运营社群,摸索出一套群主激励机制,比你自己去做群主,要高效得多。
当然,即使我们做好工作规划,在执行中,我们还是常常会感觉到心累。
人际关系、内卷严重、压力大,是大家不想工作的主要原因。干活再累,睡一觉,歇两天就好。
可一旦陷入与人的纠缠,“做梦都想摆脱那群难缠的客户和同事”,那种心累,却着实难以消解。
所以,在做工作规划前,调整好心态是基础。
网上有条评论:“对事不对人,是每个人都可以做到的最高温柔。”
在职场中也是如此,只有摆脱无意义的关系内耗,专注做自己的事,才是打工人的明智选择。
具体来说,需要做好以下三点:
马东曾在《十三邀》里分享过一个观点:职场上最宝贵的品质,是做到“事在人先”。
意思就是,先把事放在首位,再考虑其他,这样就可以避免外界带来的情绪和心力消耗。
董宇辉做客央视《青春大课》时,说起过早前的一段经历。
刚上大学那会儿,由于害羞腼腆,再加上一口标准的乡村口音,常常不自信,上课都会躲在角落。
结果,有一次被老师点名,回答问题后,老师评价说:“董宇辉,我能清楚地从你的英语中,听出来你的老家在哪里。”
本来就紧张焦虑,这一下,董宇辉更羞愧难当了。
为了改变自己,他每天都苦练英语,有时候也很沮丧,苦恼自己怎么发音方言味这么浓重。
但是他后来发现不影响,因为世界各地的英语都有它的口音。你去澳洲,那里的人说话跟袋鼠一样;你去英国,南北不同,东西不同,大家口音都不同。
每个人说话都有每个人的方式,重点是表达清楚你的思想,然后流畅且准确。
想通这一点,事就顺了。后来,练着练着,他的英语表达逐渐自如,开始能完整通顺地表达了。
所以,你看聪明人,能够把“事”和“我的情绪”分开。
简单来说,就是强者心里全是事,弱者心里全是我。
职场上的高手,每天想的都是解决问题,而不是被情绪牵着鼻子走。
心理学上,有个著名的“公交车实验”。如果人生是辆公交车,你是司机,当上来一些咒骂你的乘客,你会怎么做?
吵完才走,耽误行程,忍气吞声,又太懦弱。最好的做法,就是平复心绪,有效沟通,如果话不投机,再不予理会。
这点,同样适用于工作中。与人产生摩擦,只顾着生闷气,胡想乱猜,一点用没有。倒不如本着解决问题的原则,摆事实讲道理,尝试着开启合作。
很多时候,积极有效的沟通,才是破解职场内耗的秘诀。
心理学家阿德勒,有个理论,叫课题分离。
意思是,与人交往,要分清各自的课题。
比如,别人怎么评价你,那是他的课题,而怎么做好事,是你课题。
比如,别人业绩如何,和你并无关系,怎么提升自己,才是你要考虑的。
再比如,别人刁难你、孤立你,那是他品行有失,而你怎么突出重围,是你的本事。课题分离的本意,其实就是少关注别人,多关注自己。
工作中,精进自我,增长本领,远比每天盯着别人的举动,有用得多。
长假回来,“收心”是关键。
而节后开工,最佳状态是:只做事,少管人;做好规划,勤复盘。
上班前,首先要根据轻重缓急将工作进行排序,思考今天最重要的几件事是什么,没有完成这几件事之前,坚决不做其他小事。
下班后,及时复盘今天的时间都用在了哪里?为什么会这样?如果这样高效,如何坚持?如果低效,如何改变?
周而复始,坚决执行。相信,你会迎来更快的成长。